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Este blog foi criado no âmbito da disciplina de Aplicações Informáticas e será um espaço de discussão sobre o tema “Os Arquivos Municipais e as Novas Tecnologias“.

<”Votos de Pedro, Joana, Lúcia e Daniela”

Rede Social de Arquivistas

Relativamente ao estudo efectuado por este grupo sobre arquivos municipais, verificamos que existe muita falta de uniformidade nos serviços de arquivo municipal. Se por um lado alguns arquivos municipais têm os seus fundos disponíveis, tratados e acessíveis para consulta pública, há muitos outros que estão muito longe desta realidade. Em conversa com alguns funcionários de câmaras municipais, percebemos que, se por um lado ainda há muito a ideia de que o arquivo é aquele lugar fechado onde ficam guardados os documentos que já não fazem falta, ou seja, o depósito, por outro, é possível ver alguns projectos de modernização a decorrer.

Assim, pensamos que se os funcionários dos arquivos municipais desenvolvessem uma rede social para partilhar informações, conhecimento e experiencias poderiam melhorar o seu desempenho. Teriam assim, a possibilidade de conhecer outras realidades e compará-las com a sua, poderiam ainda trocar informações sobre legislação, softwares para arquivos utilizados nos diversos municipais, serviços disponibilizados, etc.

Sendo os arquivos municipais um serviço do estado e não existindo, de certa forma competitividade nos serviços prestados, como acontece no sector privado, a dinamização de ferramentas Web como blogues ou redes sociais com partilha de experiencias seria certamente um mais valia para a actividade dos profissionais de arquivo.

 

 

Legislação dos Arquivos Municipais

Conjunto de legislação relativa aos Arquivos Municipais:

Decreto-lei nº 46350 de  22 Maio de 1965

                Definição das disposições legais relativas ao funcionamento das bibliotecas e dos arquivos distritais. É através deste mesmo decreto que são criados os arquivos;

                Decreto-Lei n.º 149/83 de 5 de Abril

Estabelecimento do Regime Jurídico dos Arquivos Distritais e das Bibliotecas;

                Decreto-Lei n.º 206/85

Alteração à redacção do artigo 10º do Decreto Lei n.º 149/83, por necessidade de resolver os problemas existentes relativamente à salvaguarda dos fundos arquivísticos e bibliográficos;

                Decreto-Lei n.º 447/88 de 10 de Dezembro

 Regula o processo de pré-arquivagem da documentação das entidades públicas ou de entidades privadas cuja documentação seja declarada de interesse público;

Lei n.º 10/91 de 29 de Abril

 Lei da Protecção de Dados Pessoais;

Decreto-Lei n.º 121/92 de 2 de Julho

                Determina os princípios para a gestão de documentos relativamente a recursos humanos, financeiros e patrimoniais dos serviços da administração directa e indirecta do estado;

                Decreto-Lei n.º 16/93 de 23 de Janeiro

Estabelece o Regime Geral dos Arquivos e do Património Arquivístico, excluindo os arquivos audiovisuais;

                Lei n.º 14/94 de 11 de Maio

Alteração por Rectificação do Decreto-lei n.º 16/93;

Portaria 412/01

                Aprovação do regulamento arquivístico para as autarquias

                Lei nº 107/2001, de 30 de Agosto

                Definição das bases da Política e do regime de protecção e valorização do património cultural;

                Decreto-Lei n.º 47/2004 de 3 de Março

Definição do regime geral de incorporações nos arquivos públicos, segundo a classificação constante do artigo 9º do Decreto-Lei nº 16/93, de 23 de Janeiro;

Decreto Regulamentar n.º 35/2007 de 29 de Março

Definição da orgânica do Conselho Nacional de Cultura;

                Portaria n.º 372/2007 de 30 de Março

Estabelecimento da estrutura nuclear da Direcção-Geral de Arquivos e as competências das suas unidades orgânicas;

Declaração de Rectificação nº 49/2007 de 29 de Maio

Rectifica os artigos 1º e 5º  da Portaria nº 372/2007;

                Despacho (extracto) nº 18 834/2007 de 22 de Agosto

Definição das competências dos arquivos de âmbito regional dependentes da Direcção-Geral de Arquivos;

                Despacho (extracto) nº 19 258/2007 de 27 de Agosto

Criação e definição das competências das unidades orgânicas flexíveis  da Direcção-Geral de Arquivos;

Tecnologia AROP / AROP.NET

 

O AROP é uma plataforma orientada para a Gestão de Conteúdos – ECM (Enterprise Content Management).[1]

 A implementação do AROP, permite às organizações criar, gerir, distribuir e arquivar todos os tipos de conteúdos com segurança. Esta plataforma potencia ainda a criação de um ambiente de colaboração nas organizações, não só através da

 No módulo de Administração do eFlowAROP, são executadas todas as tarefas inerentes à gestão, tais como:

 

• Controlo de fluxos

   • Definição e atribuição de permissões às entidades     intervenientes em cada processo (por utilizadores, grupos     e perfis)

 A sua total integração com a componente de gestão de conteúdos AROP.NET, permite de forma fácil e intuitiva que qualquer conteúdo ou conjunto de conteúdos residentes neste repositório, possam ser submetidos a processos de aprovação e publicação na Web.

 Na nossa opinião, e citando o exemplo dado no post onde falamos do caso da Direcção geral de Edifícios e monumentos nacionais, esta é uma tecnologia que pode ser implementada nos arquivos municipais, visto que é possível aliar a gestão arquivística à componente de disponibilização on-line

Exemplo do catálogo on-line assente nesta tecnologia

 

 Resultado de pesquisa

 

 

 

 

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[1] MICROFIL- Arodutos: Plataforma Arop.[em linha]. [Consultado Em 08-12-2008]. Disponível na internet em: http://www.microfil.pt/Microfil.pt/forms/005_A.aspx

Evolução de um Conceito

A verdade é que, sempre, ao longo dos tempos existiu necessidade de se organizar os registos das actividades levadas a cabo pelas pessoas, contudo com o evoluir das tecnologias a forma como este armazenamento é feito foi sofrendo alterações, isto é, foi-se modernizando. Esta evolução vem surgindo através das sociedades industrializadas, tornando-se com a descoberta e evolução das novas tecnologias numa Sociedade de Informação.

No que respeita à arquivística, esta é dominantemente marcada pelo seu pragmatismo, visto que esta disciplina teve como base casos práticos que com o passar do tempo foram analisados pela teoria. Os documentos que constituem um arquivo, resultam da actividade humana.

Inicialmente, o arquivo era visto como um local onde se armazenavam documentos produzidos pela administração e que possuíam valor jurídico. Posteriormente, os documentos de arquivo eram reconhecidos como instrumentos de poder, e o seu significado histórico ia de encontro ao acervo documental acumulado. Na realidade, este conjunto de documentos simultaneamente com os avanços nas tecnologias e a necessidade informacional previa-se uma revolução na arquivística. E assim se sucedeu, aparece a gestão de documentos arquivísticos assim como a sua organização.

Com esta mudança, os arquivos passam a ser olhados como um sistema de informação e as ferramentas tecnológicas torna-se ferramentas imprescindíveis na sua gestão.

Com a concepção de documentos através de meio electrónico, é levantada uma questão bastante pertinente, a sua autenticidade e fidedignidade. Poderá ainda atribuir-se valores probatórios e jurídicos a estes documentos? 

Protocolo em prol do desenvolvimento técnológico

Esta é uma notícia agradável, do ponto de vista técnologico, principalmento para o concelho de Torres Vedras, e particularmente para o seu Arquivo Municipal, isto conforme indica o excerto da noticia emitida pela DGARQ, “Teve lugar, no passado dia 29 de Fevereiro, em Torres Vedras, a assinatura do protocolo para a digi­talização dos Registos Paroquiais torrienses, entre a Direcção‑Geral de Arquivos (dgarq) e o Município de Torres Vedras (mtv), institui­ções representadas pelos Director da dgarq, o Dr. Silvestre Lacerda, e Presidente da Câmara Municipal de Torres Vedras, Dr. Carlos Manuel Soares Miguel, respectivamente.

O projecto engloba a digitalização, organização, renumeração e altera­ção do formato de cerca de 83 mil imagens, 80 microfilmes, 166 mil páginas com mais de 500 mil regis­tos de casamentos, baptismos e óbi­tos, católicos e não católicos, entre finais do século xvi e 1911.

A partir de Maio, os Registos Paroquiais de Torres Vedras esta­rão acessíveis em linha, no sítio da dgarq, em http://ttonline.iantt.pt/, imagens, introdu­zindo um ou mais termos de pes­quisa. O acesso aos Registos Paroquiais, cujos originais se manterão no Arquivo Distrital de Lisboa, poderá ser feito, presen­cialmente, através de cópia digital, no Arquivo Municipal de Torres Vedras, ou através do sítio do Município de Torres Vedras, nomeadamente do Arquivo Municipal, em http://www.arquivodetorresvedras.net/, com uma ligação para o sítio da dgarq.”

Denota-se portanto que tendencialmente e progressivamente as técnologias estão a entrar no dia a dia dos arquivos municipais, trazendo para estes uma maior eficiencia no tratamento documental, permitindo e facilitanto o acesso aos documentos, por parte de quem os procuram.

 

 

Exemplo da Direcção Geral de Edifícios e Monumentos Nacionais

Actualmente para preservar a documentação a digitalização é uma opção acertada. Assim, a disponibilização de imagens ou documentos digitalizados, é uma realidade nos arquivos municipais.

A disponibilização de documentos on-line nos últimos anos é sem dúvida a ambição de muitos arquivos e profissionais de informação.

Na procura de tecnologias que permitissem uma disponibilização de conteúdos na internet não podemos deixar de dar uma atenção especial ao caso da Direcção Geral de Edifícios e Monumentos Nacionais que disponibiliza no site, através da aplicação AROP.NET, as fotografias de todos os edifícios e monumentos nacionais, bem como desenhos texto cartas paisagens etc.

O link a seguir liga ao catalogo de fotográficas de monumentos. http://www.monumentos.pt/Monumentos/forms/002_B.aspx

 Visitem o site e procurem os vossos monumentos preferidos. Estão disponíveis quase de certeza!

A pesquisa é fácil e intuitiva. A imagem abaixo é a igreja matriz de Barcelos e foi retirada do catálogo.

 

 

Igreja Matriz de Barcelos

  

 

 

Instrumentos de Acesso nos Arquivos Municipais

Os arquivos na sua forma mais arcaica nasceram com a escrita, ou seja, a partir da altura em que se começaram a criar documentos, havendo uma necessidade espontânea e natural de organizar os documentos escritos. Nesta época não existiam técnicas nem conceitos de arquivo e os arquivos eram organizados segundo o critério das pessoas que tinham em sua posse os documentos. Este estado manteve-se durante séculos, apenas no século XVI sofreu o primeiro abalo devido ao aumento de documentação, sem que existisse na altura alguma norma ou teoria da arquivística. Nesta época a teoria era apenas armazenar documentos sem critério algum.

Apenas na idade média aparece o conceito de difusão da informação. Com o iluminismo os arquivos passaram a ser considerados instrumentos de trabalho para os históricos e académicos e nessa altura os arquivos foram organizados por ordem temática para facilitar o acesso à informação.

Na elaboração do nosso estudo sobre Arquivos Municipais, e relativamente aos instrumentos de acesso foi possível perceber que     numa primeira fase foram elaborados pequenos livros onde eram apresentados sumários dos documentos, fichas onde é mencionada a cronologia dos documentos e mais tarde foram elaborados guias, inventários e catálogos que permitem o acesso à informação. Em alguns municípios, e principalmente relativamente ao arquivo histórico, apenas é possível efectuar uma pesquisa presencial do catálogo, noutros, bem mais evoluídos, já é possível pesquisar em catálogos online, onde é possível efectuar uma pesquisa dos diversos fundos existentes nos arquivos.

 

Bibliografia

 

BRITO, Djalma Mandu. A Informação Arquivística na Arquivologia Pós-custodial. Arquivística.net (www.arquivistica.net), Rio de Janeiro, v.1, n.1, p. 31- 50 jan/jun. 2005.

 

REIS, Luís – O arquivo e arquivística evolução histórica. Biblios. Año 7, No.24, Abr – Jun. 2006

 

Fonte:http://www.aparici.com/en/producto/catalogos.asp

 

Normalização dos Arquivos Municipais

         Ao elaborar este trabalho sobre arquivos municipais, foi possível perceber que existe muita falta de uniformidade nos serviços de arquivo municipal. Se por um lado alguns arquivos municipais têm os seus fundos disponíveis, tratados e acessíveis para consulta pública, há muitos outros que estão muito longe desta realidade.

         Na pesquisa que efectuamos, nas respostas dos questionários aplicados e também em conversa com alguns funcionários de câmaras municipais, percebemos que ainda há muito a ideia de que o arquivo é aquele lugar fechado onde ficam guardados os documentos que já não fazem falta, ou seja, o deposito. Por outro lado, é possível ver alguns projectos de modernização a decorrer e alguns arquivos municipais já com excelentes serviços dotados de um elevado sentido arquivístico.

         Tendo em conta as funções dos arquivos municipais, que passam pela prestação de serviços aos cidadãos de igual forma, pensamos que seria útil que todos os arquivos municipais do país prestassem um mesmo serviço.

 

Fonte: http://manicomiosa.org/archives/14

Os Arquivos Municipais Ontem e Hoje

 Evolução dos municípios

Com a implementação da República em 1910, o poder que até então estava centralizado no representante máximo da monarquia, passa a ser um poder descentralizado devolvendo deste modo aos municípios a autonomia que haviam perdido. A constituição de 1911 estabelece o princípio absoluto da supremacia parlamentar, ou seja, a total dependência dos governos das maiorias que se formavam na Câmara dos Deputados.
Foi apenas em 1914 que as vereações municipais assumiram o seu poder. Durante um período de 36 meses as câmaras foram mantidas afastadas do sufrágio, contudo este afastamento não trouxe estabilidade à vida municipal.
A república trouxe grandes mudanças a nível de administração autárquica dos concelhos. Apesar de a nível administrativo existirem bastantes reformas, no que toca à parte financeira não é do mesmo modo, existindo assim constrangimentos nos municípios nesta área.
Os municípios puderam formar as suas vereações, e apesar da ténue representatividade do corpo eleitoral e da fraca participação eleitoral, a composição dos órgãos foi ampliada, apelando a uma presença alargada das elites locais na vereação.
Em plena ditadura militar, um advogado defendia o princípio da separação de poderes nos meios municipais de modo a que as vereações fossem um órgão executivo eleito pelo próprio povo. Segundo este mesmo advogado os presidentes da câmara e vereadores deveriam ser remunerados condignamente.
A verdade é que em 1926 com o Decreto-lei 11 875 são dissolvidos os corpos administrativos e só após 10 anos se volta a regular a situação com o código administrativo de 1936. Deste modo, iria então ser possível a existência de corpos administrativos ainda que sob visão do corporativismo do Estado Novo.
Em 1959 a Assembleia Municipal que possui poderes para rever a Constituição política do Estado Novo, extingue as províncias como autarquias substituindo-as por distritos. Segundo o decreto-lei nº 42 536 de 28 de Setembro de 1959 o distrito consiste numa entidade numa entidade de autarquia supra municipal que aglomera os municípios inscritos no seu território.
Após a Revolução de 25 de Abril, não fazia sentido continuar a existir autarquias corporativas. O processo de dissolução dos municípios foi um processo demorado. Este processo consumou-se com as eleições para a Assembleia Constituinte em 25 de Abril de 1975.

Fonte: http://www.geocities.com/bjcortesao/vista_bcj.htm

Arquivos municipais

Com a Constituição promulgada em 1976, o poder local foi tema em destaque. Assim, o primeiro aspecto a ter em consideração era o facto das autarquias locais serem autónomas de administração, não sendo deste modo dependentes do estado. Com esta Constituição da república surgem 3 níveis de autarquias locais: freguesias, municípios, e outras regiões administrativas. Começa aqui um longo percurso no que diz respeito à gestão administrativa dos municípios e consequentemente à gestão dos seus arquivos quer correntes, quer históricos.
Desta forma começa a existir uma afirmação da identidade dos arquivos municipais. O desenvolvimento de uma gestão integrada da documentação municipal surge no município de Vila Nova de Gaia no início dos anos 90, quando da mudança da visão restrita da documentação, que passa a ter um ciclo de vida, afirmando-se o momento da sua produção e a sua importância arquivística. O Arquivo Municipal é hoje encarado como uma unidade administrativa e cultural.
Hoje, grande parte dos municípios portugueses apresenta serviço de acesso público à informação nos seus arquivos, alguns deles até serviço on-line. Nestes Municípios, onde o arquivo é voltado para a recuperação/utilização da informação, é possível verificar o sentido arquivístico na organização e descrição dos seus fundos documentais, de salientar que estes também dispõem de mão-de-obra especializada na área da arquivística. Contudo, existem câmaras municipais que ainda não têm uma visão do arquivo como um serviço público.

Bibliografia

OLIVEIRA, César, dir. – História dos Municípios e do Poder Local: dos finais da idade média à união europeia. Lisboa: Circulo de Leitores, 1996. (Grandes Temas da Nossa História). ISBN 972-42-1300-5., pág. 280

Arquivos públicos mais atractivos

 

Quando falamos em arquivos a maioria das pessoas lembram-se de locais escuros e cinzentos, sem luz, e com “RATOS DE ARQUIVO”, que e o sinónimo mais populista de arquivista.

               Quantos de nos já nos debatemos horas a tentar explicar a alguém que os arquivos tem utilidade pública? E que o nosso trabalho futuro não passa por furar a arquivar folha?

É uma luta constante, esta dos arquivistas, contudo com proliferação de ferramentas Web para a disponibilização de conteúdos on-line  nos arquivos, tanto públicos como privados, a nossa sociedade começa a dar algum valor ao trabalho dos arquivistas bem como a utilidade dos arquivos públicos.

               É claro que se alguém precisa de um documento e o pode obter, no conforto do seu lar ou local de trabalho, através de ferramentas Web atractiva e amigáveis, fica certamente mais satisfeito com o serviço do que se tivesse que se dirigir, por exemplo, ao arquivo municipal.

               Nos próximos posts vamos apresentar um exemplo de uma ferramenta “modelo”, usada por uma instituição portuguesa, para disponibilização do seu fundo na Web. Desta forma gostaríamos de deixar no ar a seguinte questão:

 As ferramentas Web irão, nos próximos anos, colorir a imagem dos arquivos públicos?